社会人1年生や経験が浅いうちは、忙しいの業務と複雑な人間関係の下、緊張の連続で思うようにならない日々が続くものです。
超有名な「報連相：ホウレンソウ」は、社会人なら上司から誰もが指導された経験をお持ちでしょう。しかし、組織の一員としてもちろん知っていても、うまく活用できている人は少数派のように感じています。
この記事では、知っているようで知らなかった、目から鱗の失敗しない仕事術についてまとめました。
そもそも、ホウレンソウができないのは、部下の問題？それとも上司の問題？
色々な角度から改善策を考えます。そして
「組織のルール」として「せねばならぬ」報連相から、「自分のために使いこなす」効果抜群の「報連相の考え方」を解説しています。
キーワードは「2割相談」です。この考え方を実践していけば、確実にみなさんの働き方の「質」が激変します。失敗しない仕事術をマスターして、新人時代を無事に乗り越え大きく成長することでしょう。
私は実業家ではなく公立学校元校長です。多くの子どもたちをはじめ、保護者の方々、先生方、地域社会の住民の皆様との関わり合い、コミュニケーションの連続が仕事でした。報連相ができない課題も「コミュニケーション」を核に解決策を以下、提案していきます。
□報連相ができない新人や部下の指導に苦慮している「管理職：リーダー」
□報連相をしにくい雰囲気を感じる方、上司に悩む方々や新人のみなさん
に向けてまとめた記事です。報連相をうまく活用して、仕事が効率的に進んで幸せが広がるヒントになれば幸いです。
報連相のできない原因は？報告を「受ける側の問題か」「する側の問題か」
基礎として「報連相」を押さえておきます。
- ホウ:報告は、上司の指示に対して、結果や途中経過を知らせることです。
- レン:連絡は、必要な関係者に簡単な情報を知らせることです。事実を迅速に伝えることです。
- ソウ:相談は、自分では判断が難しくて、上司の意見をもらい仕事の方向性や進め方を合わせること。どうすればよいか等について、意見を言ったり意見をもらったりすることです。
報連相ができない心理とは？ 報告した後を考えると…
報連相ができない人の中には、「自分が伝えること」で先輩や上司から「何をいわれるか」について「不安や恐れ」を抱いくことがあります。
報連相する側の問題・部下の問題か…
自分自身の「失敗」や「うまくいっていない状況」を報告することで「自分が期待通りの仕事ができていないこと」への焦りや不安が、報連相ができない原因となるケースもあることでしょう。
報連相する側の問題・部下の問題か…
そもそも、伝える相手側とのコミュニケーション不足で心理的な距離感が離れていれば、当然のように報告がなされなかったり遅くなることがあります。
報連相を受ける側の問題・上司の問題か…
過去に「報連相した時」の上司の受け手側の反応が、部下の委縮に繋がっている場合もあることでしょう。
恐怖や嫌悪感が増せば「まだ大丈夫・・・」と自己流に解釈して現状を軽視することに繋がります。課題への早期対応ができなければ、解決が時間とともに困難になる事は目に見えていますね。
□報連相できない主な心理や原因 報告を受ける側の問題
報告を受ける様子を常々、「見られている」わけです。報連相を組織的に機能させるには、その重要性を語り理解させるとともに、リーダー自身が報告の適切な受け止め方次第が大きな影響力を与えていることがわかります。
□報連相できない主な心理や原因 報連相をする側の問題
報連相を勝手に自分の判断で「しなかったり、遅れたり」することが、どれほど組織にダメージを与える大事件に発展してしまうかについての理解不足があげられます。
報連相の軽視？躊躇？判断ミスの原因は？ 部下の資質か・上司の資質か
「報告しても、その反応が薄い経験」が報連相することへの意義について、誤解や理解不足の中、報連相を躊躇し、しなかったり遅れたりと、判断を間違う部下もいそうです。
または、忙しそうにしている上司だったら、報連相をすることで「報告される側」の仕事も中断させるわけですので、「申し訳ない」と考える方もいることでしょう。
報連相をできない原因を探っていくと、上司が「報告もできない」と嘆く前に、自分自身の問題でもあることがすけてみえてきます。何事も単純な知識理解ではなく、日頃の円滑な人間関係が大きな土台となっていそうです。
報連相のできない人の原因と報連相しにくい上司の特徴
ここでは、報連相を受ける側の上司側に、そもそも相談しにくい雰囲気がないのか…についてまとめました。そんな上司の特徴です。
報連相しにくい上司１ 毎日忙しそうである
社会人になって、報連相の意義も理解しそのタイミングと思われるとき…上司の表情・態度が目に入ります。
報連相をする側の難題は、そのタイミングです。タイミングが分からなくなります。その最大の原因は「毎日忙しそう…とても切り出せない‥‥」新人は気をつかって疲れています。
報連相しにくい上司２ 報告したけど、その反応が…
やっとの思いで報連相をしたのに、上司に叱られた経験がある人もいるかもしれませんね。また、何を相談しても仮に「そんなことは自分で考えなさい」と言われる経験もありかもしれません。“そんなこと”の意味は相談に値しないということでしょうか。
社会人の基本はやはり「自分で考える」だと思います。その通りですが、その後上司が何のアクションがなければが、その上司への報連相への壁ができるのは、感情を持つ人間なら当然の反応です。
つまり、部下が「期待していた反応」が上司側にないと「報連相の意義」その大切さの信ぴょう性が崩れます。
こんな上司に情報は来ない！…そもそも、上司が部下に報連相をしない
報連相のねらいは強い組織づくりにつながるなら、上司自身が報連相の本丸である「積極的なコミュニケーション能力」を発揮すべきだと私は思います。
報連相は部下が上司にするもの
この考え方には賛同できません。特に「重要な情報、最新の情報」を上司が部下に伝えると一気に報連相の価値をチームで共有されます。何事も上司の姿勢が真実を形作ります。
毎日のコミュニケーションの中には、上司からの部下に向けられる何気ない会話の一つひとつに「チーム力を高める言葉」の数々があるはずです。
「上司から部下への報連相はチーム活性化のポイント」と考えます。
部下が報連相したくなる上司の特徴！心得は「おひたし」
報連相ほどまだ認知されていませんが、上司のための心がけには「おひたし」がいいようです。「おひたし」とは、
- 怒らない
- 否定しない
- 助ける
- 指示する
の頭文字をとった、上司の心掛けてほしい言葉4選です。
部下が報連相したくなる上司１ 怒らない
「怒る」とは、上司の感情を部下にぶつけることです。そこに意味はありません。悪循環です。重大なミスや本人の成長に必要な「叱る」場面もあるでしょうが、ポイントは、伝えることです。部下に伝わらないといけません。感情の起伏のない日常の笑顔はコミュニケーショの最大のよき循環を生みます。
部下が報連相したくなる上司２ 否定しない
せっかく部下からのアクションを「否定から入る上司」は、コミュニケーション能力が高くありません。耳を傾けた後のしっかりとした指導指示が、情報の集まる上司の所作です。
部下が報連相したくなる上司３ 助ける
ココのポイントはタイミングです。何でも助けていては本人の成長もありませんし、仕事は山ほどあるわけですから。
部下の状況を正確に把握している上司でないと、適切なタイミングでのサポートができません。このサポートは、上司への信頼と本人の自信に直結する上司の技です。
部下が報連相したくなる上司４ 指示する
サポートと同様です。的確な指示内容に、部下が納得しやる気を引き出します。
報連相がうまくできるヒントは意識改革から
報告連絡相談に対する意識を変えるところからはじめることが大切です。
「報連相ができない人」の中には責任感が強い方もいます。
とまっすぐに考えている人もいます。ところが会社はチームで働く組織です。
報連相の基本ルールを理解させているか、理解しているか
報連相の基本は5W1Hを活用することです。
「だれが、いつ、どこで、なにを、なぜ、どのように」の報連相。焦ったり、不安の中の報連相では、無理もない話ですが、要領を得ない話し方が多いものです。
心理的な最大の関門：悪い内容ほど早く報連相
失敗しない仕事術！効果抜群の「2割相談」の働き方
2割相談の有効活用例
上司はすぐにレポートに目を通し始めるかもしれません。…ここで問題が発生します。正直なところ、果たして、どの程度の修正が適切なのか悩むことがあります。
その理由は、本格的に修正するとしたら、「柱立て」から、変えなければなりません。つまり、全面書き直し。レポートを読めば、時間に追われながら苦労してまとめたレポートであることは察しがつきます。
私の場合、学校では個人的なレポートなので、ゆるゆるの対応で済ませますが、会社ではそのような妥協があるわけもなし…その新人はゼロからやり直すことになるでしょう。全面書き直しです。
この問題の本質はどこですか？
この問題をスッキリ解決するのが「2割相談」
課題は、要領をつかめない仕事に対し、上司への相談がなされていない。できもしないのに、自分の努力で解決しようと頑張ってしまう判断ミスです。
解決策は超簡単です。「課題の完成した全体像の2割程度の進捗状況」で、いったん「上司に相談」をするのです。これだけです。
ポイントは、目指すGoal：完成形の2割ですよ。
例えば、A4レポートなら、はじめの序文と柱立てを設定したぐらいかな。
2割相談中の新人さん
これなら上司も
と助言できます。指導内容のレベルも比べるまでもありません。
レポートの質も向上、書き上げる時間も短縮、何より自信をもってレポート作成に取り組め、自分自身の力量向上につながっていきます。
報連相のできない人の働き方改革！働き方の質を高める5割相談等
仮に、大きい仕事なら、5割相談、8割相談と段階を踏むのです。
- 2割相談で「基本的な進め方の指導」を受けます。
- 後日、5割程度の進捗状況で「報告と相談」を重ねていきます。
と「報告」にプラスして「相談」すればいいのです。
このリズムなら、仕事も楽しくなってきますよね。新人にとって方向性、先行きが見えない仕事は嫌なものです。ストレスの連続になります。
方向性を上司が示してくれた道に、新たな歩き方を自分で提案できるのです。これが仕事の醍醐味です。
■5割相談では、自然と「報告に相談もセット」になっていきます。
2割相談の段階で、上司から「大きな方向性」の指導を受けているので、先生ご自身にも、仕事の進め方に自信もでてきます。
こうやって、効率よく仕事を進め、かつ管理職の思惑通りの高レベルの仕事ができて、自身の力量向上につながります。
2割相談で仕事を進めれば、忙しく取り組んでいても、充実感ある仕事になっていることでしょう。一石四鳥の成果です。
■8割相談は、
「現在、こんな進捗状況です」と報告だけで、相談は、もういらないかもしれませんね。この時点では、自然と上司に「報告」したくなるあなたに、きっと変わっています。
仕事にとりかかった初期段階の「2割の相談」が超重要になります。最高のコストパフォーマンスです。
働き方改革のイメージ
- 上司の適切な指導を初期の段階でいただくことで、上司の期待するレベルから大きくずれることがない。
- 2割の段階で、仕事全体のゴールが見えるので、不安や悩みなど寄り道をしないですみ、集中できる。
- 仕事はレベル高く挑戦でき、短い時間で仕事が終わる。
- 自分自身の力量の向上を実感できる。
全体像がどうしても描けない時は「0割相談」
すぐに「０割相談」を活用すべきです。「イイ仕事をしたいのです」「責任を果たしたい」それを可能にするのが「0割」の段階で、謙虚に丁寧に上司の指導を受けてしまうのです。
「この相談」が結局、時間の短縮と仕事レベルの向上に直結しています。「こんな方向しか思いつかないのですが、ご指導お願いします」と「自分から」「相談をする」のです。
もしかしたら、突き返されるかもしれないし、「こんなこともわからないのか」と指導もあるかもしれません。しかし逆にこの0割相談ができないと悲惨です。
時間がどんどん押してくるし、内容も期待外れ、「どうして、何も言わないの」と、いう問題になります。振り出しにもどされます。これこそ避けなければならない失敗例。
報連相のできない人の原因と相談しにくい上司と相談しやすい上司の違い！ まとめ
今回の記事は「報連相のできない人の原因と相談しにくい上司と相談しやすい上司の違い」についてまとめました。
そもそも、報連相ができないのは部下の責任か、上司の責任かの視点から考えてきました。
- 報連相の大切な考え方
- 相談しずらい部下の心理
- 相談しにくい上司の特徴
- 相談しやすい上司の特徴と「おひたし」
- 「2割相談」の働き方についてまとめました。
「組織のルール」として「せねばならぬ」報連相から、「自分のために使いこなす」効果抜群の「報連相の考え方」について参考になりましたら嬉しいです。
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